¿Remoto, híbrido o presencial? Cómo decidir el plan de reincorporación al trabajo

Es hora de celebrar, ¿verdad? Bueno, eso depende. Después de meses de paralización laboral por la pandemia, cómo decidir el plan de reincorporación al trabajo.

Algunas empresas como Microsoft, IBM, Slack, Ford, Target y Citigroup ya han planificado y han avanzado a toda máquina en su propia versión de un modelo de funcionamiento híbrido. Este incluye el trabajo tanto a distancia como en la oficina. Sin embargo, un único plan de trabajo no funcionará para todas las empresas.

El plan de reincorporación al trabajo ¿Qué es lo mejor?

Incluso para comenzar a decidir qué funcionará mejor para el equipo, hay que preguntarse:

• ¿La configuración remota ha funcionado bien para mi empresa?
• ¿Mis empleados quieren volver a la oficina?
• Si algunos lo hacen, ¿cómo decidimos cuándo, cómo y quién regresa?
• Y si las opiniones están divididas, ¿cómo equilibramos cada lado y nos aseguramos de que se escuchen y se tengan en cuenta las preferencias de todos los empleados?

Estos son los consejos para ayudar a decidir el plan de reincorporación al trabajo.

Escuchar los comentarios de los empleados

A pesar de lo desafiante que ha sido el año pasado para las empresas, podría decirse que ha sido mucho más desafiante para los empleados individuales, ya que han tenido que seguir siendo productivos a pesar de lo que está sucediendo en su nuevo entorno de trabajo.

Han trasladado la oficina a su hogar y han tenido que compartir espacio con niños, familia, mascotas… Además, también han tenido que adaptarse al nivel de equipamiento de su oficina en casa para el trabajo remoto. Los empleados tampoco tienen más remedio que acudir a los líderes de la empresa para obtener orientación sobre qué hacer y cómo seguir adelante.

Por esa razón, se debe tener en cuenta los comentarios de los empleados cuando se decida si pasar a un lugar completamente remoto, regresar a la oficina o comenzar un modelo de trabajo híbrido en la estrategia sobre el plan de reincorporación al trabajo.

Se puede desbloquear los comentarios de los empleados de diferentes maneras:

• Envío de una encuesta para empleados
• Tener un foro abierto en una reunión para todos
• Incorporación del intercambio de comentarios durante las discusiones individuales 1 contra 1

Un ejemplo perfecto de una empresa que se ha basado en los comentarios de los empleados para su enfoque de regreso a la oficina es IBM.

A principios de 2021, IBM realizó una "lluvia de ideas global" con toda la empresa para obtener comentarios en tiempo real sobre si los empleados quieren volver al trabajo y con qué frecuencia. En esa sesión que llaman un "Jam": el 60% de los empleados dijeron que querían ir a la oficina de uno a tres días a la semana y el 72% dijo que veían a la oficina como un papel vital para que los empleados se reunieran y colaboraran en proyectos en el futuro.

Esa retroalimentación exacta de los empleados ayudó a dar forma a cómo IBM se está acercando a su futuro modelo de trabajo híbrido, que admiten que no está escrito a fuego y tendrá que adaptarse a medida que la situación de la pandemia global se desarrolle de manera diferente en todo el mundo donde se encuentran sus empleados.

Consultar los datos para decidir el plan de reincorporación al trabajo

Como ocurre con cualquier decisión comercial importante, los datos son tus amigos. Ayudan a tener una perspectiva objetiva de cómo otros están abordando la misma decisión que estamos a punto de tomar. 

Combinemos esos datos actuales y relevantes con los comentarios de los empleados que se han recopilado desde dentro de la organización. Estaremos en una posición mucho mejor para diseñar un camino a seguir que funcione para nuestro caso en particular.

Algunas preguntas clave para recopilar datos:

• ¿Qué configuración de trabajo prefieren normalmente los empleados: remota, en la oficina o híbrida?
• ¿Cuántos días a la semana en la oficina o en remoto es más deseable?
• ¿Cómo están pensando otros líderes de la empresa en volver al trabajo?

En un estudio de PwC, más de la mitad (55%) de los 1.200 trabajadores encuestados dijeron que prefieren trabajar de forma remota tres días a la semana. Mientras tanto, el 68% de los 133 ejecutivos dijeron que los trabajadores deberían estar en la oficina al menos tres días a la semana, citando preocupaciones de que la cultura de la empresa no sobrevivirá a un modelo de trabajo puramente remoto.

Del mismo modo, en una encuesta de Envoy sobre el regreso al lugar de trabajo, casi la mitad de los encuestados (48%) dice que le gustaría trabajar algunos días de forma remota y algunos días desde la oficina.

El uso de datos también puede orientarse hacia algo en lo que ni siquiera se había pensado, como la idea de negociar un compromiso con los empleados que se sienten fuertemente posicionados de una forma u otra.

En ese mismo estudio de Envoy, el 41% de los trabajadores dijeron que estarían dispuestos a aceptar un trabajo con un salario más bajo si su empresa ofreciera un modelo de trabajo híbrido.

Si los costos operativos de administrar un modelo de trabajo híbrido es algo que impide tomar una decisión sobre el plan de reincorporación al trabajo, consultar datos sobre diferentes ángulos de este desafío de regreso a la oficina puede ofrecer soluciones alternativas para hacer felices a todos.

Evaluar el impacto en las herramientas y procesos

Independientemente de la decisión que se tome con respecto a ir de forma remota, de regreso a la oficina o híbrida, recordemos que la decisión no solo afecta al lugar donde trabajan los empleados, sino también a la forma en que trabajan: por sí mismos, entre ellos y con todos los demás en su vida profesional.

Esto significa que habrá que pensar en cómo deberían adaptarse las herramientas y procesos para adaptarse a la configuración futura. Estas son algunas áreas del plan de regreso al trabajo donde esas herramientas y procesos pueden cambiar:

• Contratación. La postura sobre el control remoto, híbrido o en la oficina afectará los futuros esfuerzos de reclutamiento y a quién podrá atraer. Como mínimo, es probable que el equipo de recursos humanos deba volver a trabajar en las descripciones de los puestos y los contratos, no solo para las nuevas contrataciones, sino también para todos sus empleados y contratistas existentes.
• Comunicación. Los empleados ya se han adaptado mucho para que la comunicación entre empleados funcione de forma remota, ya sea que eso signifique establecer un horario de trabajo estándar, definir cuándo usar Slack en lugar de correo electrónico o comunicarse de forma más asincrónica. Cualquiera que sea la configuración futura, esta es un área en la que se deberá continuar perfeccionando y creando normas y estándares.
• Inducción. El proceso de incorporación está diseñado para preparar a los nuevos miembros del equipo con todo lo que necesitan para tener éxito, por lo que no se querrá perder el control sobre eso. En el futuro, se deberá tener claro: ¿cómo se incorporará a los empleados si trabajan desde casa? ¿Cuánta incorporación en persona, si corresponde, se requiere o se espera? ¿Cómo es un proceso de incorporación de empleados remotos?
• Tecnología. Es posible que la empresa ya haya proporcionado un estipendio por trabajo desde casa a los empleados para garantizar que puedan seguir siendo productivos mientras trabajan desde sus hogares. ¿Será ese apoyo suficiente a largo plazo? Si no es así, ¿qué otras necesidades tecnológicas se deberán abordar? ¿Hay problemas de equidad en juego? ¿Cuánto costarán estas tecnologías?
• Evaluaciones de desempeño. Si los empleados y sus gerentes rara vez o nunca interactúan en persona, ¿qué significa eso para los procesos de evaluación, promoción y compensación?

Considerar los objetivos y la visión como empresa

¿Cómo se alinea la decisión de volverse completamente remoto, híbrido o de regreso a la oficina con la visión y objetivos como organización?

Esta pregunta es crucial para pensar detenidamente, porque necesita equilibrar las creencias de conducción de la empresa con el impacto práctico de esas decisiones en los procesos comerciales y de recursos humanos.

Además, hay que tener en cuenta que este paso será más fácil para algunas empresas que para otras. Diferentes personas en la organización pueden ver los objetivos de la empresa de manera diferente, lo que puede prolongar la capacidad para llegar a un acuerdo sobre un plan de regreso al trabajo. 

Si el producto o servicio de la empresa requiere una interacción cara a cara regular y en tiempo real con clientes y usuarios, puede significar que no es posible deshacerse de la oficina por completo, incluso si se está considerando seriamente.

Ser transparente

Si se está retrasando cualquier tipo de comunicación con los empleados sobre la decisión hasta después de que se haya tomado la decisión misma, se está comunicando demasiado tarde. Lo que esencialmente se estará haciendo es fomentar la incertidumbre entre los empleados y dentro de la cultura organizacional, donde prosperarán los rumores, los chismes y las suposiciones.

Lo que generalmente seguirá de cerca después de eso es una amplia sensación de malestar e inseguridad de los empleados sobre el futuro de la empresa y luego una tendencia de los miembros del equipo que comienzan a buscar un trabajo en otro lugar donde la postura remota frente a la de la oficina es clara.

En lugar de quedarse atascado en el limbo, se debe tomar una decisión, o al menos comprométase con cuándo se tomará esa decisión, para brindar a los empleados tranquilidad y certeza, y también brindar a los equipos de recursos humanos y operaciones algo sobre lo que construir.

Un plan de reincorporación al trabajo bien planificado puede generar dividendos para la organización en forma de mayor compromiso de los empleados y mitigación de la costosa rotación. Vale la pena pensarlo un poco antes de implementarlo como una política formal.