Für unseren Kunden, ein weltweit führendes Unternehmen für HR-Lösungen mit Sitz im Herzen der Stadt Zürich, suchen wir eine Executive Assistant (m/w/d) 100%

Ihre Aufgaben als Executive Assistant (m/w/d)

• Bereitstellung von administrativer Unterstützung für den Vorstandsvorsitzenden und andere Mitglieder des Executive Teams nach Bedarf
• Regelmäßige Kommunikation mit wichtigen internen und externen Stakeholdern der Organisation
• Verwaltung administrativer Vorkehrungen für Vorstandssitzungen, einschließlich Ausschüssen
• Zusammenarbeit mit anderen Assistenten von Vorstandsmitgliedern und dem Executive Committee
• Terminplanung
• Koordination von Reise- und Unterkunftsarrangements
• Vorbereitung von Dokumenten und Korrespondenz nach Bedarf
• Beantwortung von Telefonanrufen, Weiterleitung von Nachrichten und Begrüßung von Besuchern
• Bearbeitung von Spesenabrechnungen und Rechnungen
• Unterstützung der Vorstandsmitglieder bei Bedarf

Ihre Qualifikationen und Fähigkeiten:

• Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Executive Assistant, davon mindestens 3 auf Senior-Ebene
• Umfassende Computerkenntnisse und gute Kenntnisse in Microsoft Office
• Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten, um Fristen einzuhalten, dabei jedoch die Qualität beizubehalten
• Starkes Augenmerk auf Details
• Die Executive Assistant (m/w/d) muss flexibel arbeiten, um den geschäftlichen Anforderungen gerecht zu werden
• Erfahrung im Umgang mit hoch vertraulichen Informationen
• Fähigkeit, Probleme und Bedürfnisse im Zusammenhang mit Terminen, Reisen und Besprechungsanforderungen vorauszusehen
• Fähigkeit, in einem multikulturellen Team zu arbeiten und mit verschiedenen Personen aus unterschiedlichen Funktionen zusammenzuarbeiten, um Ergebnisse zu erzielen
• Effektive Zusammenarbeit mit anderen persönlichen Assistenten zur Unterstützung der administrativen Bedürfnisse der Mitglieder der Führungsteams
• Fähigkeit, Aufgaben zu übernehmen und bis zum Abschluss zu verfolgen
• Gute Organisationsfähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu bearbeiten und die eigene Arbeit priorisieren
• Effektive Kommunikation mit verschiedenen Ebenen im Unternehmen
• Fließende Englisch- und Deutschkenntnisse sind unerlässlich